Come distruggere i documenti cartacei
GDPR

In un contesto normativo simile, ecco che appare problematica anche la semplice e comune necessità di distruggere dei documenti cartacei contenenti dati personali come, ad esempio, offerte, documenti e contratti commerciali, estratti conto e informazioni bancarie, fatture e ricevute fiscali. Infatti, per la necessità sempre più presente di digitalizzazione degli archivi o per il semplice fatto che alcuni documenti non devono essere più conservati, si genera il problema di capire quale procedura si debba seguire per distruggere tali supporti cartacei.

I documenti per cui non è più obbligatorio provvedere alla loro conservazione, possono essere di due tipi:
• documenti cha hanno esaurito la propria utilità giuridico-amministrativa;
• documenti che non possiedono più apprezzabile interesse come fonte storica.

Posto che, in caso di documenti storici non è possibile procedere allo scarto e alla loro distruzione senza aver precedentemente acquisito l’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica, in seguito i documenti non più utili, contenenti dati personali, devono essere distrutti in tutta sicurezza e in modo tempestivo, senza lasciare traccia dei dati in essi contenuti ed eliminando, perciò, il rischio che tali dati possano essere utilizzati in seguito in modo fraudolento. Pertanto, la migliore scelta è quella di dotarsi di una macchina distruggi-documenti.

La macchina distruggi-documenti è l’attrezzatura più adatta per proteggersi dai furti d’identità, per tutelare la propria azienda dal rischio di spionaggio industriale e, contemporaneamente, consente di rispettare la legislazione in tema di protezione di dati personali permettendo, infine, di fare pulizia in modo più veloce. È importante scegliere la macchina migliore sulla base delle proprie esigenze di utilizzo ma, in ogni caso, sarà opportuno individuare quella che garantisce un buon livello di sicurezza.

Quest’ultimo si misura su una scala che va da 2 a 7, in cui 2 corrisponde alla sicurezza base e 7 ad alta sicurezza, classificazione che dipende dalla dimensione dei frammenti di carta prodotti dalla macchina. Ad esempio, il livello DIN P-4 è un livello medio che è in grado di produrre frammenti della dimensione di 4 x 38 mm. Praticamente, da un foglio di dimensioni A4, vengono generati ben 421 frammenti. Il livello P-4 è indicato per documenti confidenziali il cui trattamento renderà impossibile riuscire ad assemblare e a leggere anche la più piccola parte del documento originario.

Nella scelta sarà necessario badare anche ad altre caratteristiche, come la quantità di fogli che la macchina è in grado lavorare contemporaneamente, il livello di rumorosità, che deve tendere al minimo, e la capacità della macchina di trattare anche altri materiali, oltre alla carta. Capita spesso, infatti, che i fogli siano uniti da punti metallici o graffette. Se la macchina è in grado di distruggere anche altri materiali, l’operazione risulta agevolata e può procedere più speditamente.